Als een voor een museum onmisbaar werk te koop wordt aangeboden - via het kunstcircuit, via exclusief contact tussen de aanbieder en het geïnteresseerde museum of op een andere (legale) manier - informeert het museum De Toeverlaat daarover en dient een verzoek voor bruikleen in. Dat verzoek bevat zo gedetailleerd mogelijke informatie over het aan te kopen kunstwerk, maar minimaal gegevens over het belang van het kunstwerk in het algemeen en binnen de museumcollectie in het bijzonder, over de kwaliteit en over de prijs.
In principe kan ieder Nederlands museum een aanvraag indienen. Een feit is wel dat Museum Henriette Polak bij De Toeverlaat een voorkeurspositie inneemt.
De Raad van Advies beoordeelt de aanvraag en brengt advies uit aan het bestuur, dat over de toekenning besluit. Bij een positief advies start het bestuur de aankoopprocedure. Slaagt die, dan wordt het kunstwerk (dat dan formeel deel uitmaakt van de Toeverlaatse collectie) onmiddellijk en voor onbepaalde tijd in bruikleen gegeven aan het bewuste museum. Bij een negatief advies van de Raad van Advies treedt de stichting met het museum in overleg.
De procedure duurt zo kort mogelijk. Uiteraard wordt rekening gehouden met geldende deadlines.
Hoe verder?
Het werk moet zo snel mogelijk tentoongesteld worden in het betreffende museum. Het museum brengt de bruikleen van het nieuwe kunstwerk breed onder de aandacht via traditionele en sociale media, de nieuwsbrief en de website. Voor het museum en voor De Toeverlaat belangrijke personen, instellingen en bedrijven worden uitgenodigd voor een bezichtiging.
Uiteraard zorgt het museum goed voor het werk. Als was het eigen bezit. De kosten hiervoor draagt het museum. Zaken als klimaatbeheersing, beveiliging en verzekering dienen op orde te zijn. Het kunstwerk hangt of staat altijd 'op zaal', uitzonderingen daargelaten. Denk hierbij aan uitzonderlijke situaties, zoals incidentele (jubileum)tentoonstellingen die geen relatie hebben met het bruikleenwerk.
Waarom bruikleen en geen schenking?
De Toeverlaat kiest voor langdurige bruikleen en niet voor schenkingen. Voor deze opzet is gekozen omdat musea regelmatig bestuurlijk onderdeel uitmaken van niet-museale instanties (denk aan overheden en bedrijven) die in de praktijk kunnen beslissen over museale zaken, waaronder bijvoorbeeld verkoop. Voor werken die een museum in bruikleen heeft, geldt dat niet.
Als het museum de bruikleen wil stoppen?
Alle afspraken over de bruikleen, ook die over het eventuele beëindigen daarvan, liggen vast in een bruikleenovereenkomst. Deze overeenkomst voldoet aan de normen van de Museumvereniging/Museumregister Nederland en het Landelijk Contact Museumconsulenten.
Als een bruikleen wordt beëindigd komt het kunstwerk terug bij De Toeverlaat. Die zoekt er een nieuwe bestemming voor. Ook verkoop is dan mogelijk; in dat geval wordt de opbrengst ingezet voor nieuwe aankopen.